Voor een eindklant van Profdesk ben ik op zoek naar een:

 

Functie : projectleider vervanging zaaksysteem
Regio : Oosterhout
Start : november 2021
Inzet : 24 uur per week
Eind : 31 december 2022
Optie op verlenging : ja
Uurtarief : zo scherp mogelijk
Aanbieden : uiterlijk dinsdag 26 oktober 2021

 

Functie

Als projectleider ben je degene die de afgestemde projectplanning, vanuit het overkoepelende project, vertaalt naar het projectteam van de klant. Je bent verantwoordelijk voor de implementatie en de gebruikersadoptie van het nieuwe zaaksysteem voor de gebruikersorganisatie van de klant. De functionele inrichting is deels jouw verantwoordelijkheid, en deels in samenspraak met het overkoepelende project. Het functioneel beheer voor het zaaksysteem is deels gecentraliseerd en de functionele inrichting is deels generiek (bv. een generiek ZTC).

 

Projectleider (24 uur) vervanging Zaaksysteem

We zijn op zoek naar een projectleider die graag het project vervanging zaaksysteem tot een succes voor onze organisatie en haar gebruikers wil brengen.

 

Werkzaamheden

De klant is in samenwerking met haar partners het huidige zaaksysteem aan het vervangen. Dit proces heeft extra urgentie gekregen doordat het huidige zaaksysteem per 31-12-2022 niet meer ondersteund en ontwikkeld wordt.

 

Los van het vervangen van het zaaksysteem, heeft de klant zich ook georiënteerd op de veranderende rol van een centraal zaaksysteem. Er is een duidelijk beweging zichtbaar in de (gemeentelijke) markt die laat zien dat zaakgericht werken niet per definitie centraal via een zaaksysteem verloopt. Steeds meer backoffice applicaties bieden DMS en zaaksysteem functionaliteiten aan. De tweede beweging is het (gelijktijdig) digitaal samenwerken in dossiers, documenten en werkproces. Het streven is om het huidige zaaksysteem te vervangen door een bewezen platform oplossing, en waarbij met de beoogd leverancier steeds meer ontwikkeld wordt naar een CommonGround architectuur. De beoogd leverancier dient aan te sluiten bij OpenZaak. Het platform zal voor status informatie en compleet klantbeeld gekoppeld dienen te worden met diverse backoffice applicaties.

 

Op dit moment loopt het proces voor het contracteren van een nieuw zaaksysteem en bijbehorende leverancier. De projectopdracht betreft dus de implementatie van het nieuwe zaaksysteem bij de klant, inclusief de migratie en livegang op de nieuwe omgeving. Tevens : Archiveren en verwijderen van de digitale content (migratie) uit het huidige zaaksysteem Greenvalley. Dit doe je in nauwe samenwerking met een overkoepelende projectleider die zich vooral op de technische inrichting richt.

 

Als projectleider ben je namens de klant degene die de afgestemde projectplanning, vanuit het overkoepelende project, vertaalt naar het projectteam van de klant. Je bent verantwoordelijk voor de implementatie en de gebruikersadoptie van het nieuwe zaaksysteem voor de gebruikersorganisatie van de klant. De functionele inrichting is deels jouw verantwoordelijkheid, en deels in samenspraak met het overkoepelende project. Het functioneel beheer voor het zaaksysteem is deels gecentraliseerd en de functionele inrichting is deels generiek (bv. een generiek ZTC).

 

De projectwerkzaamheden bestaan uit:

  • Implementatie van het nieuwe zaaksysteem bij de klant alvorens de support per 31-12-2022 wordt beëindigd;
  • Je geeft leiding aan het interne project;
  • Je werkt aan draagvlak voor het nieuwe zaaksysteem en zorgt dat de gebruikersorganisatie met het nieuwe zaaksysteem kan werken;
  • Meewerken aan en het vertalen van het implementatie en uitvoeringsplan;
  • Stakeholdermanagement;
  • Bewaking van de voortgang op de uitvoering van het implementatieplan en detailplanning;
  • Realiseren van de mijlpalen die afgesproken zijn in het vastgestelde projectplan Vervanging Zaaksysteem;
  • Rapporteren van de voortgang qua mijlpalen op basis van voortgangrapportages, afwijking rapportages en evaluatie rapportages;
  • Managen van de risico’s in een project qua o.a. voortgang en bezetting;
  • Afstemmen met de klanten en de leverancier;
  • Inventariseren van de wensen en behoeften van de gebruikersorganisatie;
  • Het laten aanhaken  van relevante stakeholders zoals de IV Architect, CISO en FG.

 

Gevraagd

Wij zoeken een Projectleider die stevig in zijn schoenen staat, met ruime relevante ervaring. De doorlooptijd van deze opdracht is vanaf 1 november (indien mogelijk eerder) tot minimaal december 2022. De inschatting is dat er sprake zal zijn van gemiddeld 24 uur per week. Dit zal per fase van het project variëren.

 

Ervaring

  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten bij grote gemeenten;
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten rondom zaakgericht werken;
  • Het is een absolute pré als er aantoonbare ervaring is met CommonGround;
  • Aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten met een absolute deadline. Hierbij kan ook gedacht worden aan ICT projecten rondom gemeentelijke fusies / herindelingen.

 

Competenties

  • Plannen en organiseren: stemt activiteiten van zichzelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden;
  • Resultaatgericht: formuleert heldere doelstellingen en resultaten en is er actief op gericht om deze te behalen;
  • Communicatieve vaardigheden/ draagvlak creëren: maakt ideeën en meningen in begrijpelijke taal aan anderen duidelijk en weet aan te sluiten bij het publiek. Weet te laveren door de verschillende organisaties;
  • Creativiteit: komt met verschillende mogelijkheden (ook niet voor de hand liggende alternatieven) voor het oplossen van problemen. Weet geheel nieuwe werkwijzen te bedenken ter vervanging van bestaande methoden en technieken;
  • Overzicht kunnen bewaken/ helicopterview: brengt belangen, opinies en inbreng van diverse partijen samen;
  • Sensitiviteit : weet te laveren tussen diverse meningen / belangen;
  • Expert: je bent een expert in projectmatig werken. Daarnaast heb je affiniteit met Agile werken. De teams werken kortcyclisch volgens het Agile-werken. We ontwikkelen en richten onze functionaliteiten en componenten in met behulp van Kanban/Scrum. Een Scrummaster zal ook participeren in het projectteam;
  • Enthousiasmeren: je weet projectmedewerkers en andere betrokkenen te enthousiasmeren voor het gezamenlijk resultaat, je stuurt op commitment en hebt ervaring met het aansturen van een team professionals (zonder hiërarchische bevoegdheid);
  • Je hebt inzicht in de belangen van alle partijen en weet deze samen te brengen;
  • Je verliest jezelf niet in micromanagement en bent in staat te delegeren en mensen tot de orde te roepen waar nodig.

 

Eisen

  • De kandidaat heeft aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten rondom zaakgericht werken;
  • De kandidaat heeft aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten bij grote gemeenten.

 

Wensen

  • De kandidaat heeft een afgeronde hbo-opleiding, richting projectmanagement. Dit moet blijken uit het cv;
  • De kandidaat levert een referentie die de klant kan raadplegen;
  • De kandidaat heeft aantoonbare ervaring bij het managen van vergelijkbare projecten met een absolute deadline;
  • Het is een absolute pré als de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met CommonGround;
  • De kandidaat is op korte termijn inzetbaar;
  • De kandidaat heeft 5 tot 10 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Dit moet blijken uit het cv;
  • De kandidaat heeft affiniteit met agile werken.

 

Overig

  • Thuiswerken conform richtlijnen RIVM en in overleg met teamleider;
  • Aanleveren Verklaring omtrent Gedrag (VOG) met screeningsprofiel 11,12,13 en 41 is verplicht.

 

Als je een geschikte kandidaat bent, die voldoet aan bovenstaand profielschets, dan ontvang ik graag zo spoedig mogelijk, toch uiterlijk dinsdag 26 oktober 2021 het volgende:

  • Cv in Nederlandse taal in Word zonder bedrijfslogo;
  • Voor- en achternaam, woonplaats en geboortedatum;
  • Genoten opleiding inclusief diploma wel of niet behaald met jaartal diploma;
  • Relevante werkervaring, competenties, overige vaardigheden en referenties;
  • Tarief (inclusief reiskosten) en beschikbaarheid (uur per week en datum);
  • Vermelding vakantieplannen, geplande cursussen en examens;
  • Schriftelijke toestemming om je cv aan te mogen bieden aan de klant.

Onze contactgegevens vind je hier